• Start
  • Blog
  • Kwaliteitsdocumenten op orde met versiebeheer
solidflows-versiebeheer-kwaliteitsdocumenten

Kwaliteitsdocumenten op orde met versiebeheer

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)

Versiebeheer is het bijhouden van de verschillende versies dat een document of bestand door de tijd kan hebben. In de meeste tekstverwerkers, zoals Word of Google Docs zit een ingebouwde versiebeheer tool. Er kan meestal terug gezocht worden in een lange lijst van bewerkingen die ooit zijn aangebracht. Ondanks dat hierdoor makkelijk een fout te herstellen is, is deze manier van versiebeheer beperkt. In deze blog wordt uitgelegd wat uitgebreide versiebeheer door middel van een DMS voor kwaliteitsdocumenten binnen uw organisatie kan betekenen.

Het doel van versiebeheer voor kwaliteitsdocumenten

Het doel van versiebeheer is grip houden op de verschillende versies van hetzelfde kwaliteitsdocument. Door dit op een gestructureerde manier te doen kunnen fouten worden voorkomen en blijft het voor iedereen binnen de organisatie duidelijk welke versie de juiste is.

Een situatie zonder versiebeheer

Als er een kwaliteitsdocument wordt gecreëerd duurt het meestal eventjes voordat het document definitief is en kan worden opgestuurd naar de relevante werknemers of andere belanghebbende. Een conceptversie van het document wordt vaak eerst opgestuurd naar collega’s ter review, de feedback wordt vervolgens verwerkt en daarna wordt het nogmaals bekeken door collega’s. Pas als het document is goedgekeurd, kan het worden verstuurd en worden toegepast. Voordat een document definitief is, ontstaan er dus eerst meerdere conceptversies. 

De manier waarop eenvoudig versiebeheer gedaan kan worden is door een versienummer toe te voegen aan de titel van het document. De versies krijgen dan namen als: Procedure_xy_0.1, Procedure_xy_0.2, Procedure_xy_1.0, enzovoorts. Op deze manier is er onderscheid te maken. Het nadeel van deze manier van werken is dat er meerdere bestanden bestaan die in principe hetzelfde zijn, alleen verschillende versies. De harde schijf of server waarop dit wordt opgeslagen wordt dan al snel onoverzichtelijk. Bovendien wordt het document veel rondgestuurd en daardoor bestaan er verschillende versies van hetzelfde document in bijvoorbeeld iemands mailbox. Fouten liggen op de loer en bovendien worden mailboxen snel een chaos. De gemiddelde Nederlander krijgt 75 e-mails per dag waardoor het lastig wordt om e-mails terug te vinden.

Omgaan met kwaliteitsdocumenten: met versiebeheer vs zonder versiebeheer

Versiebeheer is een ingebouwde functionaliteit in de meeste Document Management Systemen (DMS). De manier waarop versiebeheer hierin wordt toegepast is anders dan de eenvoudige versiebeheer dat hierboven besproken is. Hierdoor worden fouten voorkomen en zijn de verschillende versies van het document op een duidelijke manier zichtbaar. In een DMS is er slechts 1 document opgeslagen, zodra die bekeken wordt in het DMS staan de verschillende versies onder elkaar. Het systeem nummert de versies automatisch. Ook is duidelijk een onderscheid te zien tussen definitieve en conceptversies. Daarnaast is eenvoudig terug te zien welke versies in het verleden definitief waren, iets dat belangrijk kan zijn voor kwaliteitsdocumenten 

Hoe versiebeheer goed toegepast kan worden voor kwaliteitsdocumenten is het best uit te leggen aan de hand van een voorbeeld: Een ziekenhuis heeft een nierdialyse machine. Deze moet natuurlijk grondig gereinigd worden na gebruik, daarvoor worden allerlei procedures en protocollen voor opgesteld. Deze protocollen kunnen nog wel eens veranderen. Als ziekenhuis wil je natuurlijk niet dat de schoonmaker nog de verouderde protocollen volgt.

De eenvoudige manier

Lisa, de werknemer die de machine schoon gaat maken zoekt terug in haar mailbox, want ze herinnert nog dat er een nieuwere versie van het protocol was opgestuurd. Ze klikt op het zoekbalkje en vult allerlei steekwoorden in die te maken hebben met het onderwerp. Na een paar minuten zoeken heeft ze een mail te pakken. Ze opent de bijlage in het document en gaat aan de slag. Halverwege komt ze erachter dat dit document verouderd was. Ze gaat op zoek naar een collega die haar de juiste versie kan opsturen. Na een kwartier kan ze weer aan de slag, maar ze moet wel helemaal opnieuw beginnen. En dit is nog de situatie waarin ze weet dat ze de oudere versie heeft.

Versiebeheer met een DMS

Lisa loopt naar de machine. Op de machine staat een QR-code geplakt. Als deze QR-code wordt gescand dan opent de handleiding waarin deze protocollen staan. In het DMS is ingesteld dat het document dat opent, altijd de meest recente definitieve versie is. Lisa opent het document met haar iPad of smartphone en gaat aan de slag. Ze weet 100% zeker dat ze de juiste protocollen volgt.

Andere toepassingen dan kwaliteitsdocumenten

Naast kwaliteitsdocumenten kunnen natuurlijk ook andere bestanden worden opgeslagen in een document management systeem, zoals video’s, logo’s en zip-bestanden. Neem contact met ons op voor meer informatie over de DMS oplossing van Solid-Flows.

Ook interessant voor jou

dinsdag, 10 november 2020 09:29

De gemiddelde kantoormedewerker krijgt zo’n 5 tot 10 duizend documenten en bestanden per jaar onder ogen tijdens het dagelijks werk. Documenten zijn hierbij zowel fysiek als digitaal. In een...

zondag, 15 april 2018 16:41

Met de komst van de Cloud en flexwerken is het digitaliseren van je papieren archief geen luxe meer. Het wordt steeds meer een noodzaak, zodat deze informatie bijvoorbeeld via een document...

donderdag, 27 december 2018 15:10

Ga je met me mee naar eind jaren 80?... Het is vrijdagmiddag, ik kom uit school en haast me naar huis. Haast! omdat de TOP40 begint en ik de laatste nieuwe liedjes wil opnemen, op een krukje achter...