Scanklaar maken of Pre-scan

Wat is scanklaar maken? wat zijn pre-scan werkzaamheden?
U leest het in dit artikel en de aanverwante artikelen.

Het begrip uitgelegd

Wanneer er wordt gesproken over scanklaar maken (ook wel pre-scan of voorbewerking) dan zijn dat de werkzaamheden die er voor zorgen dat de documenten zonder problemen door de scanner kunnen worden gehaald. Dit bevat altijd het verwijderen van nietjes en post-its.
Daarnaast kan er ook sortering worden toegepast, het maken van batches. Een batch kan vervolgens in zijn geheel aan een groot volume scanner worden aangeboden. In veel gevallen worden in zo'n batch ook scheidingsvellen toegevoegd tussen verschillende documenten, die uit meerdere pagina's/blaadjes bestaan, zodat de scanner dit onderscheid kan herkennen. Zo kan bijvoorbeeld een batch gemaakt worden met alleen maar antwoordformulieren. Hierdoor weet de operator en/of de scansoftware dat de documenten die gescanned worden allemaal dezelfde naam kunnen krijgen (antwoordformulier). De scheidingsvellen zorgen er voor dat elk fysiek formulier in de batch leidt tot een digitaal bestand.

Toepassing

Het scanklaarmaken of het doen van prescan werkzaamheden wordt dus toegepast bij het digitaliseren van fysieke poststukken of document archieven. In sommige gevallen worden ook kenmerken op de documenten gezet, zodat deze later op de scan zijn terug te zien en helpen bij het toevoegen van zoeksleutels ookwel metadata. Denk hierbij aan:
  • Documentnaam
  • Polisnummer
  • Personeelsnummer
  • Dossiernummer
  • Stempel met bijvoorbeeld datum binnenkomst.

BLOG | Archief digitaliseren? Zo pak je dat aan...

De vervolgstappen na het scanklaar maken vind je hier.
Het digitaliseren van 5 meter kast met 5 planken vol ordners is niet niks, je hebt het dan over 25 meter aan ordners met gemiddeld 200 blaadjes is 400 pagina’s per ordner. Met gemiddeld 14 ordners per meter zijn dat ca. 140.000 pagina’s. Hoe pak je dat het beste aan?
Pin It