Documentbeheer ISO 9001: Zó voldoe jij aan de eisen

Met een ISO 9001-certificaat laat je zien dat je organisatie serieus en professioneel te werk gaat. Hierbij draait het vooral om kwaliteit. Klanten, leveranciers en andere stakeholders willen weten dat je processen op orde zijn. Klinkt logisch, maar in de praktijk betekent het: je moet echt aan de bak. Een belangrijk onderdeel hiervan? Voldoen aan de eisen voor documentbeheer volgens ISO 9001.

Zonder goed documentbeheer geen certificering. Gelukkig helpt een slim Document Management Systeem (DMS) zoals DocBase of CloudCompagnon je om aan de ISO 9001-eisen te voldoen én efficiënter te werken.

Wat vraagt ISO 9001 van je documentbeheer?

De ISO 9001-norm geeft geen voorschriften over welk systeem je moet gebruiken, maar wél hoe je met informatie binnen je kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) moet omgaan. Denk aan versiebeheer, toegangsrechten, traceerbaarheid en veilige opslag. Een goed Document Management Systeem (DMS) helpt je om dat op orde te krijgen.

Met een goed ingericht DMS zoals DocBase of CloudCompagnon helpt je om al deze aspecten goed te borgen.

QMS vs DMS: hoe zit dat?

Een QMS is het geheel aan processen, verantwoordelijkheden en procedures waarmee je kwaliteit borgt. Je kwaliteitsmanagementsysteem dus. Documentbeheer is daar een essentieel onderdeel van. Wat niet gedocumenteerd is, bestaat juridisch niet.

Een DMS zoals DocBase richt zich specifiek op het beheren van documenten: van toegangsbeheer tot versiecontrole. Het ondersteunt je QMS door te zorgen dat informatie altijd beschikbaar, actueel en veilig is. En dat helpt je direct bij het voldoen aan de normen van ISO 9001.

De 7 eisen voor documentbeheer volgens ISO 9001

ISO 9001 kijkt naar 7 onderwerpen als het gaat om gedocumenteerde informatie. We zetten ze op een rij én laten zien hoe je daarop kunt inspelen. 

1. Beheer van informatie
Welke documenten zijn belangrijk? Wat leg je vast en waarom? Je DMS helpt je bij het identificeren, structureren en beheren van alle relevante documenten. Met duidelijke metadata zoals o.a. classificatie, registratiedatum, auteur en bijvoorbeeld een geldigheidsdatum. Zo houd je het overzicht. 

2. Versiebeheer
Verouderde documenten die per ongeluk nog in omloop zijn? Daar worden zowel je organisatie als je klanten niet beter van. Het is foutgevoelig en verstoort processen. In een DMS maak je de versiehistorie inzichtelijk en werk je altijd met de actuele, goedgekeurde versie.

3. Toegankelijkheid en bruikbaarheid
Je documenten moeten beschikbaar zijn voor de juiste mensen, op het juiste moment. In je DMS kun je toegangsrechten eenvoudig beheren in een gebruiksvriendelijke interface en ook voor remote teams. Wel zo handig met verschillende vestigingen of wanneer de organisatie hybride werkt. 

4. Beveiliging
Informatie moet veilig zijn en die beveiliging moet dan weer duidelijk inzichtelijk zijn. Een kwalitatief hoogwaardig DMS biedt uitgebreide beveiligingsopties, zoals rechtenstructuren, encryptie en logging van toegang en wijzigingen. Zo blijft gevoelige informatie beschermd.

5. Wijzigingsbeheer
Je wilt weten wat er is gewijzigd in documenten én wie dat heeft gedaan. Daar houdt een goed DMS rekening mee. Alle wijzigingen worden automatisch gelogd. Je ziet wie iets heeft aangepast, wanneer en waarom. Goedkeuringsflows of taken zorgen voor extra controle.

6. Opslag en bewaartermijnen
Je wilt je documenten goed opslaan, maar voor iedere soort document gelden weer andere bewaartermijnen waarin je ze moet bewaren of waarna je ze moet verwijderen. Wanneer je in een DMS je bewaartermijnen kunt instellen en daar notificaties over ontvangt, blijf je zelf in de lead. Het is ook mogelijk om documenten automatisch te archiveren of te verwijderen. Zo voorkom je verouderde informatie en houd je grip.

7. Traceerbaarheid
Traceerbaarheid van documenten en alles wat ermee gebeurt is essentieel. In een goed DMS kun je iedere stap van de levenscyclus van een document volgen: van creatie tot archivering. Je weet altijd wie wat heeft gedaan, en wanneer. Dat is prettig bij audits én voor je eigen overzicht.

Solid Flows: jouw partner voor ISO 9001-proof documentbeheer

Als specialist in documentmanagement helpt Solid Flows je om snel en efficiënt te voldoen aan de eisen van ISO 9001. We denken mee, richten het document management systeem slim in en zorgen dat je medewerkers er moeiteloos mee kunnen werken. Zo voldoe je met CloudCompagnon of Docbase eenvoudig aan de belangrijkste eisen voor documentbeheer ISO 9001 én werk je efficiënter.

Klaar om je documentbeheer ISO 9001-proof te maken? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek of plan direct een demo in. Zo zet jij vandaag de eerste óf de volgende stap richting certificering.