U wilt een digitaal archief - bestaande uit dossiers, documenten en bestanden - even tijdelijk ergens parkeren. Uw medewerkers moeten het archief kunnen raadplegen en snel de juiste informatie kunnen vinden. U zoekt een veilige oplossing die u helpt bij het voldoen aan wet- en regelgeving.

De archief uitdagingen van digitaliserings- en migratieprojecten

Bij Solid Flows begrijpen we de archief uitdagingen waarmee u als verzekeraar, volmacht of andere organisatie worden geconfronteerd. Projecten rondom digitaliseren van documenten en dossiers hebben een enorme impact op uw organisatie en de dagelijkse werkzaamheden van uw medewerkers.

Of het nu gaat om een migratie naar een nieuw archiefsysteem, de tijdelijke opslag van digitale archieven die door een overname zijn verkregen, of om oude archieven die slechts een enkele keer moeten worden geraadpleegd. Wij bieden de perfecte oplossing: Een tijdelijk online archief!
Een dienst waarbij uw dossiers voor een bepaalde tijd veilig online raadpleegbaar zijn.

Waarom een tijdelijke digitaal archief?

Het tijdelijk parkeren van documenten, bestanden en/of digitale dossiers in een online document management systeem heeft de volgende voordelen:

1. Koop tijd en creëer rust: migratieproject naar een nieuw archiefsysteem

Kwaliteit, tijd en volume zijn in digitaliseringsprojecten en archiefmigraties een soort bermuda driehoek. De volumes zijn meestal groot en de kwaliteit van het archief moet hoog zijn, vanwege wet- en regelgeving en het goed kunnen terugvinden van de juiste informatie op lange termijn. Dit betekent dat in de driehoek, de grip op de factor tijd al snel verdwijnt. Vaak brengt dit deadlines, bijvoorbeeld een oud systeem dat wordt uitgezet, in gevaar.
Door het archief te exporteren en een bepaalde tijd te parkeren in onze oplossing, kan de deadline gehaald worden en het oude systeem worden uitgezet. U medewerkers kunnen het archief gewoon nog raadplegen en er is genoeg tijd om de migratie tegen de kwaliteitseisen uit te voeren.

Een soortgelijke situatie is er natuurlijk ook wanneer de implementatie van het nieuwe doelsysteem nog niet klaar is.

2. Compliance en regelgeving: Oude gedigitaliseerde dossier archieven

In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld door een overname, zijn delen van het legacy archief niet compliant. Bijvoorbeeld voor de AVG. Wanneer een heel dossier als 1 PDF is gescand en niet als losse documenten, is aan de bestandsnaam niet te zien welke classificatie persoonsgegevens de onderlinge documenten hebben. Toegang tot gevoelig informatie – bijvoorbeeld medische documenten binnen deze pdf – zijn lastig in te regelen. Door deze legacy archieven ‘buiten de deur’ te plaatsen met beperkte toegang voor een paar personen, wordt het compliance risico vaak voldoende afgedekt.

3. Samenwerking of outsourcing: Tijdelijke veilig online document inzage

Steeds vaker zien we samenwerking met externe partijen of outsourcing waarbij een proces wordt gefaciliteerd door externe medewerkers. Denkt bijvoorbeeld aan een acceptatieproces voor een verzekering en het beheer van een hypotheek of contract. Het beschikbaar stellen van (een deel van) het archief in een applicatie buiten de organisatie, zorgt ervoor dat de faciliterende partij veilig bij de juiste documenten en dossier kan. Ze hebben dan geen rechten nodig binnen uw organisatie.

Conclusie: tijdelijk hosten van uw document archief biedt uitkomst

Succesvol archiefbeheer tijdens migraties en overnames is cruciaal om de continuïteit van uw bedrijfsprocessen te waarborgen en de waarde van uw documenten te behouden. Met de juiste tijdelijke archiefoplossingen kunt u efficiëntie verhogen, risico's minimaliseren en een soepele overgang realiseren.