• Start
  • Blog
  • Informatiemanagement: Werkt Informatie in je organisatie vóór jou?
Laptop met uitnodigende gouden en warme gloed van het beeldscherm. De waarde van goed informatiemanagement

Informatiemanagement: Werkt Informatie in je organisatie vóór jou?

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)

De juiste informatie op het juiste moment is het nieuwe goud voor je organisatie. Toch zien we dat informatie vaak slecht beheerd wordt, waardoor vaak de volle potentie van de informatie niet benut wordt.

Wat is nu de oorzaak?

Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. In de basis gaat het om essentiële vragen als:

  1. Kan ik de juiste informatie gemakkelijk vinden?
  2. Is de informatie toegankelijk voor gebruik?
  3. Is de informatie die ik vind betrouwbaar?

Immers, om beslissingen te nemen heb je de juiste betrouwbare informatie nodig op het juiste moment. Informatiemanagement is daarbij de sleutel.

Wat is informatie, gezien vanuit informatiemanagement?

Het woord informatie wordt als algemeen goed gebruikt, maar wat is informatie nu eigenlijk? Vanuit het licht van informatiemanagement en documentmanagement is de volgende passage in Wikipedia zeer treffend:

"Informatie wordt vaak verward met de begrippen gegevens (of data) en/of kennis. Gegevens zijn feiten of symbolen en worden pas informatie als ze betekenis, praktisch nut of relevante nieuwswaarde hebben voor de ontvanger."

Dit sluit aan bij mijn vuistregel: Informatie = Data + Context

Een voorbeeld van data en informatie:

Je zoekt naar een bepaalde factuur die als pdf-file op je netwerkschijf of in je cloud omgeving staat. Bij het openen van het bestand zie je de factuur. Nu hoor ik je denken, ja top niks mis mee toch? Dat is de informatie die ik zocht… En daar zit nu net de kruks.

Je mist namelijk de context van de factuur; Het kan een inkoop of verkoop factuur zijn, maar het kan ook een stuk zijn dat dient als bewijslast in een klachtdossier of fraude zaak. Dit kun je niet zien aan de factuur zelf. Maar verandert wel degelijk de manier waarop je de factuur interpreteert en je houding en besluitvorming naar het vraagstuk waaruit de informatievraag is ontstaan.

Van documentmanagementsysteem naar intelligent informationmanagement

De context om de factuur vanuit het voorbeeld om te zetten naar informatie kun je eenvoudig realiseren door een documentmanagementsysteem in te zetten. Door metadata toe te voegen aan de factuur, creëert het systeem een extra laag met gegevens om de factuur heen die de context vormt. Zo kan de factuur prima de naam “factuur” hebben, maar geclassificeerd zijn als “bewijsstuk” en een dossiernummer en relatienummer hebben.

Daarmee weet je dat de factuur onderdeel uit maakt van een dossier en via het relatienummer kun je achterhalen bij welke relatie deze hoort. De classificatie “Bewijsstuk” zegt misschien nog wel het meest.

Met een documentmanagementsysteem als Docbase kun je echter nog veel verder gaan en de stap zetten naar intelligent information management of “slim informatiemanagement”. Door views te maken op andere (legacy)systemen binnen de organisatie met relevante aanvullende data, kan deze in verband gebracht worden met een document.

Bij de bewuste factuur vanuit het voorbeeld krijg je nu in 1 oogopslag alle data te zien de relevant is aan deze bewuste factuur. Denk aan:

  • Relevante gegevens uit het facturatie systeem
  • Aanvullende gegevens over de order
  • Workflow gegevens van taken die rond dit document in de organisatie uitstaan
  • Het volledige klacht of fraude dossier inclusief de laatste aantekeningen
  • Voorgaande versies van de factuur
  • Relevante andere documenten zoals SLA’s en Correspondentie.
  • Relevante gegevens over de relatie, zoals de laatste gespreksnotitie

En dit alles binnen seconden overzichtelijk gepresenteerd in slimme tabs (SmartTabs®). Het leuke is ook nog eens dat deze context (of informatie) per afdeling of persoon kan worden ingericht. Zo krijgt elke medewerker de informatie die hij nodig heeft en mág inzien.

Data is zilver, informatie is goud

Door het inzetten van Docbase laat je jouw bedrijfsinformatie voor je werken. Het stelt je in staat om beter gefundeerde beslissingen te nemen en je klanten sneller te helpen. Simpelweg omdat je alle relevante informatie binnen seconden bereikbaar hebt. Dat is goud.

Meer weten over Docbase? Vraag een vrijblijvend gesprek aan via MS Teams

Ook interessant voor jou

donderdag, 08 april 2021 10:06

Meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven voldoet niet aan de AVG. Dat terwijl de privacywet al drie jaar lang van kracht is. Dat meldde het Financieel Dagblad afgelopen 5 april. Hoe het komt...

donderdag, 27 december 2018 15:10

Wanneer me gevraagd wordt wat ik doe, antwoord ik standaard met de vraag: Ben je wel eens een document, bestand, e-mail of  aantekening kwijt op het moment dat je ze het hardste nodig hebt? Het...

donderdag, 27 december 2018 15:10

Ga je met me mee naar eind jaren 80?... Het is vrijdagmiddag, ik kom uit school en haast me naar huis. Haast! omdat de TOP40 begint en ik de laatste nieuwe liedjes wil opnemen, op een krukje achter...