• Start
  • Blog
  • 12 tips voor een vliegende start bij digitaliseren en automatiseren
vliegende start met digitaliseren

12 tips voor een vliegende start bij digitaliseren en automatiseren

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)

Digitaliseren en automatiseren heeft veel voordelen. Toch zie je dat veel organisaties aarzelen om de eerste ogenschijnlijk “grote” stappen te nemen. Het is een beetje de olifant in de vergaderkamer, waar in dit geval wel iedereen over praat, maar waar niemand dat eerste kleine hapje van wil nemen.

Kortom: Waar start je het traject en welk proces neem je als eerste onder handen. Wat zijn de best practices? en hoe minimaliseer je de druk van een dergelijk traject op het dagelijks werk?

Gebruik deze 12 handvatten voor een vliegende start met digitaliseren

  1. Begin klein, met een eenvoudig werkproces dat je wilt automatiseren met een document management systeem. Bepaal het eerste proces waarmee je gaat starten; bijvoorbeeld contractbeheer, postregistratie, of het klachten proces.

  2. Bedenk wat het digitaliseren van dit proces gaat betekenen voor je interne organisatie, leveranciers en klanten. Denk aan zaken als responstijd op vragen en verzoeken, administratieve kosten reductie, betere interne samenwerking, risico afdekking en betere klant ervaring. Dit helpt je om je project te pitchen en je businesscase te maken.

  3. Zorg voor stakeholders die je plan (onder)steunen. De persoon die verantwoordelijk is voor je “lauching”proces is je eerste stakeholder. Vaak is het slim om ook een facility manager mee te nemen. Het is ook slim om nu al een paar superusers op de afdeling aan te haken. Ze kunnen je informatie geven over het proces en dienen later als testers.

  4. Wanneer je start op een specifieke afdeling, zoals HR of Finance, zorg dan dat je niet in de valkuil stapt van een te specifieke puntoplossing. Blijf bedrijfsbreed denken!

  5. Nu je het eerste proces helder hebt en je stakeholders aan je zij hebt staan, is het tijd om eens dieper naar het bewuste proces te kijken. Welke informatie is belangrijk in het proces en welke documenten en bestanden zijn input of output van het proces? Waar komt de input vandaan? Vanuit e-mail, fysieke post, een webformulier of telefoongesprek. Bekijk hoe je deze data kunt vastleggen en workflow of taken kunt inzetten om het proces met deze data te ondersteunen en optimaliseren. Kijk ook hoe de informatie, documenten en bestanden van dit proces, van waarde kunnen zijn als andere afdelingen/processen deze kunnen inzien en (her)gebruiken.

  6. Kijk waar processen vastlopen en identificeer de bottlenecks. Maak papieren processen zoveel mogelijk digitaal en kijk kritisch naar plekken waar “digital born” documenten geprint worden binnen een proces.

  7. Identificeer kansen om je document management systeem te koppelen met andere software in je infrastructuur. Streef zoveel mogelijk naar eenmalige invoer en hergebruik van data.

  8. Als je de input kunt verleggen buiten je organisatie, door het gebuik van mobile app’s of webformulieren, doe dat. Hoe eerder in je proces data digitaal in je document management systeem staat hoe beter. Daarnaast scheelt het in de kosten wanneer er al digitaal wordt aangeleverd.

  9. Werk met incrementele opleveringen. Zet eerste de basis neer en laat een groep van super users testen en pilot draaien. Bevindingen en verbeteringen komen vanzelf bovendrijven. Los deze punten zo snel mogelijk op.

  10. Nadat deze verbeterpunten zijn opgepakt is het tijd om te starten met opleiden van gebruikers en beheerders. Tevens evalueer je het traject voor de “lessons learned”

  11. Tijd om het breder uit te rollen en het volgende proces of de volgende afdeling aan te sluiten, eventueel met een aanvullende inrichting. Hierbij volg je de zelfde basis principes en de “lessons learned”

  12. Zorg dat het momentum er in blijft. Ga verder met de volgende afdelingen en zorg voor een continu verbetertraject. Een continu proces waarbij steeds wordt gekeken naar de volgende digitaliseringsstap en verbeteringen op eerdere stappen.

Hulp nodig?

Deze 12 handvatten hebben je hopelijk wat meer vertrouwen gegeven om de eerste stappen met digitaliseren te zetten en dat vooruitgeschoven project bij de kraag te vatten. Natuurlijk zul je tegen uitdagingen aanlopen. Heb je expertise nodig om deze uitdagingen aan te gaan, of wil je eens sparren over wat een document management systeem, zoals Docbase voor jouw organisatie kan betekenen, neem gerust even contact met ons op.

Ook interessant voor jou

donderdag, 27 december 2018 15:10

Wanneer me gevraagd wordt wat ik doe, antwoord ik standaard met de vraag: Ben je wel eens een document, bestand, e-mail of  aantekening kwijt op het moment dat je ze het hardste nodig hebt? Het...

dinsdag, 10 november 2020 09:29

De gemiddelde kantoormedewerker krijgt zo’n 5 tot 10 duizend documenten en bestanden per jaar onder ogen tijdens het dagelijks werk. Documenten zijn hierbij zowel fysiek als digitaal. In een...

zondag, 15 april 2018 16:41

Met de komst van de Cloud en flexwerken is het digitaliseren van je papieren archief geen luxe meer. Het wordt steeds meer een noodzaak, zodat deze informatie bijvoorbeeld via een document...