• Start
  • Blog
  • Programma van Eisen (PvE) – wat is het?
solidflows-programma-van-eisen-pve

Programma van Eisen (PvE) – wat is het?

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)

Het Programma van Eisen (PvE) opstellen is de eerste stap na het besluit van het management om over te stappen naar een nieuw systeem. In het Programma van Eisen staat wat de precieze eisen en wensen zijn waaraan het nieuwe systeem moet voldoen. In deze blog wordt uitgelegd waarom het opstellen van een Programma van Eisen belangrijk is, door wie het programma wordt opgesteld, hoe het eruit ziet en hoe het wordt gebruikt.

Wat is een PvE

Een PvE wordt opgesteld door de organisatie die op zoek is naar een DMS, of een ander systeem. Een Programma van Eisen opstellen is niet iets dat in 1 middag is gedaan. Toch raden wij iedereen die op zoek is naar een DMS aan om wel een PvE te schrijven. Het is namelijk de leidraad voor alle partijen die betrokken zijn, binnen en buiten uw organisatie. Een goed Programma van Eisen is dan ook secuur en ondubbelzinnig om verwarring te voorkomen. Wees specifiek, zodat de opdrachtnemer weet wat er van hem verwacht wordt, maar laat ook ruimte over voor de creativiteit van de opdrachtnemer. Wellicht heeft de opdrachtnemer namelijk wel een betere oplossing, waar u nog niet aan had gedacht.

De wat? in plaats van de hoe?

Let bij het samenstellen van je lijst op, dat je niet in de valkuil van de hoe-vraag valt. Het is de menselijke natuur om oplossingsgericht te denken en dus de 'hoe?' te definiëren. Echter 'hoe' een systeem oplost is van ondergeschikt belang aan 'wat' het systeem moet oplossen. Dit valt een beetje samen met wat hierboven wordt benoemd over de creatieve vrijheid van de opdrachtnemer. Het volgende voorbeeld maakt het duidelijk:

Hoe: 'Ik wil een roze knop, die de tekst roze maakt als ik er op dubbel klik.' 

Wat: 'Het moet mogelijk zijn om specifieke delen van de tekst roze te maken, op een eenvoudige manier.'

Hoe ziet een programma van eisen eruit?

Een PvE is vaak opgemaakt als een tabel. In de linker kolom staat de omschrijving van een mogelijke functie van het DMS. In de rechter kolom staat aangegeven of de functie een eis is, of een wens. Een eis is iets dat het document management systeem moet hebben, omdat het anders irrelevant is voor uw organisatie. Wensen zijn daarentegen functies die handig en wenselijk zouden zijn voor uw organisatie, maar niet noodzakelijk. Soms geven organisaties aan dat ze wel een minimaal aantal wensen willen. Er kan ook gekozen worden om gebruik te maken van de Moskow methode voor het onderscheiden van eisen en wensen. Dit is een uitgebreidere manier, die aangepast kan worden door de tijd heen.

Er zijn een aantal reden waarom een PvE zinvol is:

  • Het PvE geeft aan hoe het resultaat eruit moet komen zien. Bij het maken krijgt de opdrachtgever een duidelijk beeld over waar ze naar op zoek zijn.
  • De aanbieder van de software (de opdrachtnemer) weet wat de eisen zijn. Kan de opdrachtnemer hier niet aan voldoen dan hoeft er niet een volledig traject doorlopen te worden dat uiteindelijk strandt.
  • De opdrachtnemer kan een kostenindicatie maken aan de hand van het PvE. Daarmee wordt er voor de opdrachtgever ook meer duidelijk.
  • De opdrachtgever kan de concurrentie met elkaar vergelijken aan de hand van de reacties op het PvE.

Stel dus altijd een PvE op als je op zoek gaat naar een nieuw Document Management Systeem. Dit helpt uw eigen organisatie, maar ook de opdrachtnemer. Op zoek naar een goed DMS? Wij bieden 2 DMS-oplossingen aan. CloudCompagnon is speciaal ontwikkeld voor het midden- en kleinbedrijf. Het tweede systeem is DocBase, voor bedrijven vanaf ongeveer 50 gebruikers. Neem contact op voor meer informatie.

Ook interessant voor jou

dinsdag, 10 november 2020 09:29

De gemiddelde kantoormedewerker krijgt zo’n 5 tot 10 duizend documenten en bestanden per jaar onder ogen tijdens het dagelijks werk. Documenten zijn hierbij zowel fysiek als digitaal. In een...

zondag, 15 april 2018 16:41

Met de komst van de Cloud en flexwerken is het digitaliseren van je papieren archief geen luxe meer. Het wordt steeds meer een noodzaak, zodat deze informatie bijvoorbeeld via een document...

donderdag, 27 december 2018 15:10

Ga je met me mee naar eind jaren 80?... Het is vrijdagmiddag, ik kom uit school en haast me naar huis. Haast! omdat de TOP40 begint en ik de laatste nieuwe liedjes wil opnemen, op een krukje achter...