• Start
  • Blog
  • 6 tips om de implementatie van uw nieuwe DMS soepel te laten verlopen
solidflows-implementatie-dms-6-tips

6 tips om de implementatie van uw nieuwe DMS soepel te laten verlopen

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)

Een document management systeem (DMS) verlaagt kosten, automatiseert processen die normaal handmatig gedaan moeten worden en maakt het leven simpelweg makkelijker. Ondanks deze voordelen zijn niet alle medewerkers direct overgehaald om het systeem te gebruiken. Veel werknemers doen liever dingen zoals ze die altijd hebben gedaan dan overstappen naar iets nieuws wat ze nog niet goed begrijpen.

In deze blog geven wij u 6 tips om toch iedereen aan boord te krijgen met de nieuwe manier van werken. Sterk leiderschap, enthousiasme opbouwen, doelgericht communicatie en hands-on training zijn de best practices die ervoor zorgen dat iedereen binnen de organisatie betrokken is en blijft bij de overgang naar een nieuw DMS.

1.    Een leiderschapsteam

Zorg ervoor dat het management van uw organisatie achter u staat voor de overgang naar een papierloze manier van werken. Als het top management de doelstellingen communiceert is het waarschijnlijker dat iedereen goed oplet, ontwikkelen de medewerkers begrip voor de overgang en zien ze the big picture. Bereid het management dus goed voor. Geef ze genoeg informatie zodat zij goed begrijpen welke voordelen een DMS allemaal te bieden heeft voor de organisatie.

2.    Wijs project leiders aan

Probeer op elke afdeling van uw organisatie een project leider te vinden die goed is met IT. Deze medewerker moet de rest van de medewerkers enthousiast maken en de problemen en eisen van de medewerkers door communiceren.

Gebruik de input van deze project leiders, aangezien zij vaker meer meekrijgen van de problemen waar medewerkers tegenaanlopen dan de managers. als u eindgebruikers bij het proces betrekt, vragen ze zich af: "Hoe snel kunnen we het installeren?" Ze zien de visie, en ze willen de resultaten ervan zien. Voor een optimale acceptatie moet u ervoor zorgen dat projectleiders beschikbaar zijn tijdens de go-live-fase, zodat eventuele problemen snel kunnen worden opgelost. U wilt dat de eerste ervaring van een gebruiker met de oplossing zeer positief is.

3.    Communicatie

Bewustwording is de sleutel tot effectief verandermanagement. Deel dus altijd de visie van het projectteam. Zelfs degenen die aarzelen of weerstand bieden aan vertrouwde, op papier gebaseerde processen, zullen dan uiteindelijk ook de nieuwe manier van werken overnemen. Focus op training en talentontwikkeling stelt medewerkers gerust dat het doel niet is om in te krimpen maar juist om ze te betrekken bij zinvoller werk. Denk na over hoe uw organisatie rollen en verantwoordelijkheden kan omgooien zodat de eindgebruikers gemotiveerd zijn om de veranderingen te accepteren.

Een manier om het nieuwe systeem onder de aandacht te brengen is een video dat laat zien welke oplossingen het systeem allemaal te bieden heeft. Het doel is hierbij niet om de gebruikers de technologische snufjes te laten zien, maar om te laten zien hoe een geautomatiseerde manier van werken kan helpen met het verbeteren van de efficiëntie.

4.    Test van tevoren

Afhankelijk van het systeemontwerp kan de implementatie van uw DMS beginnen met het maken van een testsysteem of de implementatie begint verschillende fasen plaatsvinden. Begin vroeg met testen en test veel. Testen wordt vaak verdoezeld, maar het is een uitstekende manier om verrassingen te voorkomen die later tot problemen in de bedrijfsvoering zouden kunnen leiden. Los onopgeloste problemen op en laat zien welke vooruitgangen zijn geboekt in vergaderingen. Dit is ook het moment om te beginnen met het trainen van IT-beheerders en de medewerkers die hoofdgebruikers gaan worden. Als het systeem eenmaal is geïmplementeerd, doorloop dan één van uw processen met voorbeelddocumenten en gebruik dit als een trainingsoefening.

5.    Trainingen voor medewerkers

De trainingstijd kan variëren van enkele uren voor de eindgebruikers, toegewezen aan een klein aantal workflows, en tot één of twee dagen voor systeembeheerders en hoofdgebruikers. Geef eindgebruikers volop kansen om te oefenen wat ze hebben geleerd.

Vergeet niet om doorlopende technische documentatie te maken. Het papierloze kantoor is een dynamisch proces, niet iets dat je opzet en nooit meer aan denkt. Voeg in de technische documentatie de ontdekkingsbevindingen, ontwerpkeuzes en systeemconfiguratie-instellingen toe. De in de documentatie moet ook worden aangegeven wie de systeembeheerders en hoofdgebruikers zijn, zodat iedereen weet met wie hij contact kan opnemen als er vragen zijn.

6.    Begin klein

Het is slim om klein te beginnen en niet direct de hele organisatie in 1 keer over laten te stappen. De crediteurenadministratie, verkooporders, klantenservice en human resources zijn doorgaans een goede plek om te beginnen met het implementeren van het DMS. Zodra de implementatie bij deze afdelingen een succes is, kan dit worden gebruikt om andere, ingewikkeldere afdelingen ook over te laten stappen.

SolidFlows is een consultancybedrijf dat u helpt bij het inrichten van uw Docbase document management systeem. Neem contact op voor meer informatie of een kennismaking.

Ook interessant voor jou

dinsdag, 10 november 2020 09:29

De gemiddelde kantoormedewerker krijgt zo’n 5 tot 10 duizend documenten en bestanden per jaar onder ogen tijdens het dagelijks werk. Documenten zijn hierbij zowel fysiek als digitaal. In een...

zondag, 15 april 2018 16:41

Met de komst van de Cloud en flexwerken is het digitaliseren van je papieren archief geen luxe meer. Het wordt steeds meer een noodzaak, zodat deze informatie bijvoorbeeld via een document...

donderdag, 27 december 2018 15:10

Ga je met me mee naar eind jaren 80?... Het is vrijdagmiddag, ik kom uit school en haast me naar huis. Haast! omdat de TOP40 begint en ik de laatste nieuwe liedjes wil opnemen, op een krukje achter...