Archief scannen en digitaliseren? Zo pak je dat aan!

Met de komst van de Cloud en flexwerken is het digitaliseren van je papieren archief geen luxe meer. Het wordt steeds meer een noodzaak, zodat deze informatie bijvoorbeeld via een document management systeem altijd en overal razendsnel toegankelijk is en inhoudelijk in verband kan worden gebracht met andere informatie.

Wat zijn nu de voordelen van digitaliseren van je ordners en archiefdozen en hoe kun je een dergelijke klus het beste aanpakken. In deze blog geef ik je antwoorden op deze vragen.

De voordelen van digitaliseren

De voordelen van digitaliseren zijn vrij voor de hand liggend. De belangrijkste heb ik in de inleiding reeds genoemd; Je kunt altijd en overal bij je documenten. Aanvullend heb je onder andere ook deze voordelen:

• Wegnemen van brand- en waterschade risico,
• Geen “dure” vierkante meters voor archief,
• Gemakkelijker voldoen aan wet- en regelgeving,
• Mogelijkheid tot analyse en verbanden met andere digitale informatie.

Zo pak je het digitaliseren aan:

Het digitaliseren van 5 meter kast met 5 planken vol ordners is niet niks, je hebt het dan over 25 meter aan ordners die gemiddeld 200 blaadjes bevatten. Dubbelzijdig zijn dat al 400 pagina’s per ordner. Er gaan ongeveer 14 ordners in een meter dus dat zijn totaal ca. 140.000 pagina’s. Dat vergt een gedegen aanpak. Houd de volgende zaken aan, dan zorg je voor een gestructureerde aanpak. 

Intake en strategie bij digitaliseren van documenten

De eerste en belangrijkste stap is het bepalen van de staat van het archief.

• Moeten er nietjes en paperclips verwijderd worden,
• zijn er incourante formaten (post-it, tekeningen, boeken),
• Leeftijd en fysieke staat (kreukelig, waterschade, oude delicate stukken)
• Is het geordend (dossiervorming, duidelijke tabbladen, klantnummers etc.)
• AVG gevoelige documenten (Persoonsgegevens en Bijzondere persoonsgegevens)

Bovenstaande punten bepalen de werkzaamheden die plaats moeten vinden voordat documenten door de scanner kunnen worden gehaald. Vervolgens moet worden vastgesteld hoe de digitale documenten straks moeten worden opgeslagen en teruggevonden, het doel. Ook dit is onderdeel van je strategie. Denk bijvoorbeeld aan:

• Inlezen, raadplegen en gebruiken via een dms (document management systeem)
• Zoeken in mappenstructuur op Netwerk, HD/DVD etc.
• Bepaal metadata: welke zoeksleutels en set sleutels zijn er aanwezig en nodig (klantnummer, dossiernummer, zaaknummer, documentnaam, bewaartermijn, locatiecode, etc.)
• Ga je vervolgens de bestanden handmatig benoemen en/of voorzien van metadata of gebruik je slimme scansoftware?
• Moet je de gehele historie scannen of kan het deels?
• Kun je ook on demand scannen (wanneer je een bepaald dossier fysiek aanraakt voor een vraag, dan gelijk digitaliseren)?

Schonen, scheiden, pre-indexeren en sets

Het meeste werk bij digitaliseren zit in het scan klaarmaken. Je zorgt er voor dat het scan proces vlot verloopt met minimale uitval. Door te schonen scan je alleen wat echt nodig is.

• Ont-nieten, verwijderen van paperclips, klemmen
• Repareren van scheuren (kan met scotch beschrijfbaar plakband)
• Afwijkende formaten (post-it, kladblok, etc.) plakken op A4 (scotch beschrijfbaar plakband)
• Verwijderen van document die niet gescand hoeven worden

Scheiden van documenten houdt in dat elk fysiek geboren document 1-op-1 een digitaal document wordt. Met de AVG is dit belangrijker dan ooit. Je kunt dan elk document apart benoemen (documentsoort), zodat je later bewaartermijnen kunt toevoegen en documenten met bijzondere persoonsgegevens kunt herkennen.  Het scheiden kan primair met een blanco A4, deze kan in een later stadium voorzien worden van een barcode sticker of worden vervangen door een documentscheidingsblad dat de scannersoftware kan lezen.

Voorbeelden van documentsoorten/documentnamen:

• Curriculum Vitae
• Kopie legitimatie
• Contract
• Correspondentie
• Klacht
• Factuur
• Offerte

Tijdens het scheiden kun je ook al de documenten voor zien van kenmerken (documentnaam, relatienummer, dossiernummer) dit kan met een (barcode)sticker of door het linksboven op het document te schrijven, afhankelijk van de scan strategie. We noemen dit pre-indexeren. Ook het maken van sets of batches kun je al tijdens het schonen en scheiden doen. Een batch die gescand wordt zou een stapel documenten van 1 dossier kunnen zijn bijvoorbeeld. Indien dat het geval is kun je met een voorloopvel van de batch of een batch barcodesticker al de dossierkenmerken die voor alle documenten gelden meegeven, wanneer je gebruik maakt van slimme scansoftware.

Post-Scan werkzaamheden

Afhankelijk van de gekozen strategie zijn er nog werkzaamheden nodig nadat je alle documenten hebt gescand tot een digitaal bestand. Indien gekozen is voor simpel scannen zonder intelligentie, dan is er nog data-entry nodig om de documenten te voorzien van zoeksleutels. Dit gaat gemakkelijk in een document management systeem (dms) zoals CloudCompagnon. Een medewerker opent het ingelezen document en ziet in het voorbeeld door het pre-indexeren wat de kenmerken moeten zijn. Hij/zij neemt deze over in de sleutelvelden van het dms.

Wanneer er gekozen is voor slimme scansoftware worden kenmerken veelal door barcodes of OCR uit het document “gehaald”. Naast elk gescand document (pdf) zal er daarom ook een datafile (csv, xml) worden gecreëerd die samen met de pdf wordt ingelezen in het dms. De metadata velden worden dan automatisch gevuld.

Is er gekozen voor het opslaan van documenten op een Schijf in plaats van een dms, dan zal de naamgeving van de pdf mogelijk moeten worden aangepast. Om te kunnen zoeken op andere kenmerken zal een folder structuur moeten worden aangemaakt. De folder namen zijn in dat geval de “metadata”. 

AVG en andere wettelijke bepalingen

Met de komst van de AVG is het “juist” digitaliseren belangrijker geworden dan ooit. Naast bewaartermijnen voor bijvoorbeeld financiële administratie en het afschermen van medisch gegevens van personen die we al kenden, moeten we nu aan een aantal extra zaken voldoen door de AVG.

Hierdoor is het gebruik van een dms aan te raden in plaats van het opslaan van een gedigitaliseerd archief of schijf.

• Bewaartermijnen en opschoning wordt automatisch geregeld
• Het recht om vergetelheid is eenvoudig door te voeren
• Documenten met een hoge AVG gevoeligheid zijn gemakkelijk te herkennen
• Autorisaties zijn gemakkelijker in te richten en te bewijzen. 

Tot slot: Zelf doen of uitbesteden

In mijn blog heb ik geprobeerd om je inzicht en handvatten mee te geven voor het digitaliseren van een fysiek archief. De lengte van de blog laat duidelijk zien dat het niet zo simpel is als even wat documenten door een scanner halen.

Ook wordt duidelijk dat het een omvangrijke klus is die veel tijd vergt. Om nog maar niet te spreken over alle zaken waar je rekening mee moet houden. Sterker nog, het is een vak apart; regels, wetgeving en techniek veranderd regelmatig.

Met deze blog in gedachte kun je zelf een heel eind komen. Wil je het liever gedeeltelijk of geheel uitbesteden aan een specialist, dan drinken we graag eens een kop koffie met je.

Ook interessant voor jou