De duurzaamheid van documentbeheer
Wanneer me gevraagd wordt wat ik doe, antwoord ik standaard met de vraag: Ben je wel eens een document, bestand, e-mail of aantekening kwijt op het moment dat je ze het hardste nodig hebt?
Het antwoord is dan 9 van de 10 keer volmondig JA! Gevolgd door enige krachttermen van frustratie over het niet kunnen vinden. Hierop leg ik dan uit, dat ik er voor zorg dat je altijd en overal binnen enkele seconden je informatie hebt. Overzicht, structuur en inzicht op één centrale plek en dat zonder papier en zonder de vertrouwde (digitale) mappenstructuur.
Verrassende wending
Onlangs liep zo’n gesprek met een ondernemer die zich met verduurzaming bezighoudt, verrassend anders.
“Jij bent dus eigenlijk ook met verduurzaming bezig”
zei hij.. en ik was even stil.. Natuurlijk had ik ook wel eens stil gestaan bij die enorme berg papier die gerecycled kan worden na het digitaliseren, zodat er weer een stuk regenwoud kan blijven staan. En ook bij het online samenwerken dat zorgt voor minder papierstroom tussen de bureaus en zelfs buitendienst.
Waar ik nog niet bij stil had gestaan is dat een cloudoplossing, zoals CloudCompagnon, ook zorgt voor energiebesparing. Er wordt immers gebruik gemaakt van grote gedeelde servers die efficiënter met energie omgaan dan een lokale ‘eigen’ server.
Efficiënter opslaan
Uiteindelijk kwamen we ook op documentbeheer zelf. Versiebeheer, zoeksleutels en slim delen voorkomen dat hetzelfde document op meerdere plekken wordt opgeslagen. Traditioneel gebeurt dit vaak doordat een document op meerdere plekken gewenst is, zoals een projectmap en een klantmap. Ook het delen via e-mail zorgt voor meerdere versies op een mailserver.
Door een documentmanagementoplossing, stap je af van de bestaande mappen en start je met werken met zoeksleutels. Delen doe je via de applicatie of via een link naar het document. Zo ga je dus veel verantwoorder met je opslag ruimte om.
Toch grappig en waardevol hoe iemand jouw vakgebied in een ander licht kan zetten.
Afsluitend is natuurlijk het duurzaam omgaan met jezelf het allerbelangrijkste. Weet dus dat die frustraties en hartkloppingen van het niet kunnen vinden tot het verleden kunnen horen.. Start met vinden, stop met zoeken.