Digitaal verkoopdossier: kortere verkoopcyclus, eenvoudigere administratie

De tijd van papieren archiefmappen met daarin alle documentatie rondom de klant ligt achter ons. Toch betekent dat niet dat organisaties nu massaal zijn overgestapt naar een goed systeem voor digitale verkoopdossiers. Zonde, want een digitaal verkoopdossier helpt de verkoopcyclus te verkorten en vereenvoudigt tegelijkertijd de administratie. En dat biedt talloze voordelen voor zowel de klant als voor uw organisatie, bijvoorbeeld in de automotive-sector.

Verkopers hebben een belangrijk talent: ze zijn goed in verkopen. Zich verdiepen in de klant, kiezen voor de juiste opties en zorgen dat de deal wordt gesloten. Zij zijn het aanspreekpunt van de klant en daarmee het visitekaartje van uw organisatie. Papierwerk, of dat nu fysiek of digitaal is, moet hen niet afleiden van deze kernactiviteit. Uw verkopers moeten zich kunnen focussen op de verkoop. Een digitaal verkoopdossier zorgt ervoor dat alle benodigde documentatie rondom een klant of order centraal beschikbaar is. Denk aan offertes, kopieën van kentekenbewijzen, financieringscontracten en andere relevante documenten. Dit bespaart uw verkopers tijd, voorkomt frustratie en geeft hen de tools om beter en sneller in te spelen op de behoeften van de klant. 

Snelle opvolging richting de klant met een digitaal verkoopdossier

Uw klant komt bij uw bedrijf met een reden: hij zoekt een specifiek product of een dienst – in dit geval een nieuwe auto– en die wil hij het liefst zo snel mogelijk hebben. Nu hebben we niet altijd álle aspecten van uw order to cash cyclus in de hand, maar een goed verkooptraject kunnen we grotendeels faciliteren. Een digitaal verkoopdossier maakt dit mogelijk door alle relevante documentatie en informatie centraal te beheren in een document management systeem. Hierin kan álle relevante documentatie aan elkaar worden gekoppeld. Dat betekent dat: 

• Verkopers altijd inzicht hebben in de laatste status van een order.
• Documenten, zoals overeenkomsten, offertes en kentekenbewijzen eenvoudig te koppelen zijn aan klant- en verkoopdossiers.
• Uw team efficiënter kan communiceren met klanten, omdat alle informatie binnen handbereik is.

Voorbeeld uit de praktijk:

Een klant bestelt een nieuwe auto en levert diverse documenten aan, zoals een kopie van zijn kentekenbewijs en een getekende offerte. Met een digitaal verkoopdossier worden deze documenten direct gekoppeld aan het orderdossier, wat zorgt voor een snelle en foutloze afhandeling, waarbij in elke fase van het proces actief wordt gecontroleerd of alle verplichte documenten aanwezig zijn. Mist er een document, dan kan de verkoper of de verkoopadministratie instellen dat ze een melding krijgen per e-mail.

Grondige procesbewaking: monitor het verkoopproces van aanvraag tot aflevering

Met een digitaal verkoopdossier in een document management systeem hebben alle relevante collega’s toegang tot belangrijke gegevens rondom uw klant en zijn order. Dit maakt het mogelijk om de status van de order nauwgezet te volgen. Denk maar eens aan vraagstukken als: 

• Welke documenten ontbreken er nog?
• Wat is de status van de levering?
• Zijn alle afspraken met de klant vastgelegd?
• Is de financiering al goedgekeurd?

Met dit inzicht kunnen uw verkopers proactief schakelen en klanten beter op de hoogte houden van de voortgang. Dit draagt niet alleen bij aan een efficiënter proces, maar ook aan een hogere klanttevredenheid.

Eén centrale administratie met een digitaal verkoopdossier

Een digitaal verkoopdossier maakt het mogelijk om één centrale administratie rondom de verkoop te houden. Deze administratie is altijd en overal toegankelijk voor hen die daartoe gerechtigd zijn. Zo zijn alle relevante documenten, klantgegevens, offertes en contracten op één plek opgeslagen. Niet alleen handig tijdens de verkoop, maar ook erna. Bijvoorbeeld wanneer er problemen zijn achteraf. Bovendien is het mogelijk om meerdere systemen met elkaar te laten communiceren, zodat e-mail, verkoopadministratie en CRM-systemen samenwerken. Dit maakt het mogelijk een completer overzicht te hebben én makkelijker samen te werken met andere afdelingen in de organisatie. 

Compleet verhaal bij audits

De automotive-sector is bekend met strenge audits, bijvoorbeeld vanuit dealerconcern, importeur of externe instanties. Met een digitaal verkoopdossier is dat een no brainer: alles is op orde, altijd en overal. U kunt eenvoudig rapportages uitdraaien van specifieke onderdelen. Dat bespaart u en uw collega’s een hoop tijd, stress en dus geld.  

Meer weten over digitale verkoopdossiers?

Een digitaal verkoopdossier helpt de verkoopcyclus te verkorten en maakt administratieve processen eenvoudiger. Het biedt voordelen voor uw verkopers, klanten en de gehele organisatie. Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw bedrijf? Solid Flows is expert in het inrichten van digitale verkoopdossiers en heeft verregaande kennis van systemen en processen binnen de automotive-branche. Neem vrijblijvend contact op en ontdek wat wij samen met onze partner DocBase voor u kunnen betekenen.