De kracht van metadata: Spotify je bedrijfsinformatie
Ga je met me mee naar eind jaren 80?... Het is vrijdagmiddag, ik kom uit school en haast me naar huis. Haast! omdat de TOP40 begint en ik de laatste nieuwe liedjes wil opnemen, op een krukje achter mij vaders stereo want die was beter.
Het was een ritueel en je werd er handig in om snel het bandje om te draaien. De TOP40 op vrijdagmiddag, het was de generale repetitie voor de kerst. Juist! De Grandmix van Ben Liebrand, want die spaarde je, van elk jaar...
Geboren in 1977, ben ik opgegroeid met cassette bandjes, singeltjes en LP’s, de verschillende mediums voor analoge muziek. Je zocht je rot naar een bepaald liedje als je niet de juiste hoes meer had of niet de moeite had genomen om uitgebreid op het blanco label te schrijven. Vaak stond er “Diversen top 40” op mijn bandjes. Je luisterde gewoon maar tot dat je dat bewuste liedje had gevonden.
Digitaliseren van muziek
Met de introductie van de CD, werden de eerste stappen gezet naar digitaal. De cd’s bevatte namelijk informatie over totale duur, trackduur, en later zelfs de artiest en de titel van de track. Het zoeken werd al een stuk makkelijker. Ook al was dit het begin van het einde van de nostalgische zondagmiddag waar ik met pap hele LP’s en bandjes afluisterde.
de introductie van metadata
Met de komst van MP3 ging het digitaliseren nog een stuk verder en werd het nog makkelijker. Door metadata tags die naast de bestandsnaam aan het MP3 bestand werden gehangen kon je nu ook zoeken op “genre”, “artiest”, “album artiest”, “jaartal”, “titel” en zelfs op combinaties van deze eigenschappen. Snel toegang tot welk muziekstuk dan ook maakte feesten en partijen een groot succes omdat je razendsnel kon inspelen op de verzoekjes.
Muziek: vandaag en morgen
Mijn dochtertjes van 3 en 5 maken nog net de MP3’s mee, maar missen dat warme nostalgische gevoel dat ik heb bij cassettebandjes en LP’s. Dat geeft niet, zij hebben andere muziek behoeften die passen bij de huidige tijd. Zij hebben Spotify. Zij kunnen naast het supersnel vinden op “genre”, “artiest”, “jaartal” en “titel” ook overal ter wereld bij hun muziek. Deze staat niet meer thuis op de computer maar in de cloud. Daarnaast kunnen ze ook eenvoudig muziek delen met een vriendje of vriendinnetje, zonder te kopieren. Ook kunnen ze gezamelijke playlists samenstellen. Dat alles tegen een fractie van de kosten die ik vroeger kwijt was aan het kopen van CD’s.
Van muziek naar documentmanagement
In het bedrijfsleven zien we een soortgelijke ontwikkeling. Vele bedrijven hebben een verscheidenheid aan media voor hun informatie. Denk aan fysieke ordners en dossiers, die voor een advocaat of notaris net zo waardevol zijn als een LP voor een audiofiel. Maar denk ook aan een mailbox of harde schijf waarop informatie al grotendeels digitaal en geordend staat door een mappenstructuur, gelijk aan de CD.
Metadata in plaats van mappen
Wil je echter snel op informatieverzoeken kunnen ingaan, dan kun je de digitale bestanden, los van de bestandsnaam, ook van metadata voorzien. Net als de tags van een MP3. In dit geval dan niet “genre” en “artiest” maar bijvoorbeeld “klantnummer”, “documentsoort” en “registratiedatum”. sla je deze documenten en bestanden nu op in een speciale applicatie, die gebruik maakt van deze metadata en niet meer in de bekende mappenstructuur, dan noem je dit een document management systeem (DMS).
De metadata zorgt nu voor de structuur, in plaats van de mappen. Hierdoor kun je razend snel informatie vinden en verbanden leggen.
De cloud als katalysator
Met de opkomst van de Cloud, kunnen we nog een stap verder gaan. Razendsnel vinden door de zoeksleutels die we al kenden (documentmanagement) wordt gecombineerd met online samenwerken en eenvoudig delen van documenten en bestanden. Daarbij heb je ook altijd toegang, waar je ook bent. Nu kun je ook onderweg aan dat verzoekje voldoen binnen enkele seconden. En de back-up van je informatie is ook nog geregeld.
Die geur en het geritsel van papier, die zal altijd blijven trekken... onder de puristen… net als de Lp’s.
In alle andere gevallen zou ik zeggen “Spotify je bedrijfsinformatie” en geniet mee van alle gemakken van de nieuwe ontwikkelingen.