• Start
  • Blog
  • 13 belangrijke functies die een DMS moet hebben
solidflows-13-functies-van-een-dms

13 belangrijke functies die een DMS moet hebben

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 3 - 6 minuten)

Wat een organisatie van een Document Management Systeem (DMS) verwacht kan verschillen per organisatie. Ondanks dat hebben wij een overzicht gemaakt van de meest belangrijke functies van een DMS. Als u op zoek bent naar een geschikt DMS raden wij aan de onderstaande functies te categoriseren in de volgende groepen:

  1. Belangrijk: Functies die absoluut nodig zijn binnen uw organisatie
  2. Goed om te hebben: Functies die waarde toevoegen aan uw organisatie, maar niet noodzakelijk zijn
  3. Onbelangrijk: Functies die binnen uw organisatie niet gebruikt gaan worden

Eventueel kunt u ook gebruik maken van de MoSCoW-methode.

Functies van een DMS

1.      Gebruiksgemak

Gebruiksgemak is erg belangrijk aangezien het de acceptatie van het systeem binnen uw organisatie vergroot. Als het DMS heel lastig te gebruiken is en geen goede interface heeft dan komen er hogere kosten voor bijvoorbeeld de training van. Medewerkers. Bovendien besteden medewerkers meer tijd aan simpele taken wat juist averechts werkt op de productiviteit.

2.      Organisatie van documenten binnen het DMS

Hoe documenten worden opgeslagen in het DMS is erg belangrijk en moet het liefst te personaliseren zijn. Let goed op of een DMS gebruik maakt van metadata. Metadata wordt gebruikt om documenten op een slimmere manier op te slaan en sneller terug te vinden. Lees meer over metadata in deze blog

3.      Definiëren van indexvelden (metadata)

Met indexvelden wordt in de volksmond metadata bedoeld. Het DMS moet de mogelijkheid hebben om deze indexvelden te definiëren. Per documenttype is dit namelijk anders. Een factuur heeft een andere indexstructuur dan een contractdocument. U moet de opmaak voor de indexvelden kunnen definiëren, zodat fouten worden voorkomen bij het invoeren van de indexinformatie. Een Werknemersdocument kan bijvoorbeeld Werknemerscode hebben als een van de indexvelden. De organisatie heeft een werknemerscode van tien tekens waarvan de eerste vier tekens letters zijn en de overige zes tekens numeriek. U zou deze validatie moeten kunnen definiëren voor het indexveld van de werknemerscode.

4.      Documenten uploaden

Het uploaden van documenten in het systeem moet op makkelijke en snelle manieren gaan. Let bijvoorbeeld op of er een inscan mogelijkheid is. Ideaal is als er ook plug-ins zijn voor bijvoorbeeld Microsoft Office apps. Hierdoor kunnen documenten direct geüpload worden vanuit Word, Excel en Outlook zonder de documenten eerst te hoeven opslaan op de harde schijf van de computer.

5.      Support voor verschillende bestandstypen

Het document management systeem zou het liefst alle bestandstypen moeten kunnen ondersteunen. Let dus goed op of het DMS de meest belangrijke bestandstypen die binnen uw organisatie worden gebruikt, ondersteund.

6.      Beveiliging

Het DMS moet goed beveiligd zijn. Let daarbij op de meerdere aspecten van beveiliging. Ten eerste moet de server waarop de documenten worden opgeslagen een veilige server zijn. Daarnaast zijn er veel AVG regels verbonden aan bijvoorbeeld de locatie van de server. Lees daar meer over in deze blog. Verder moet het mogelijk zijn om documenten af te schermen voor sommige gebruikers, zo worden datalekken voorkomen en wordt er voldaan aan de AVG.

7.      Versiebeheer

Het DMS moet het mogelijk maken om verschillende versies van hetzelfde document te bewaren. Een check-in / check-out-functie moet beschikbaar zijn om te voorkomen dat gebruikers elkaars documenten per ongeluk overschrijven wanneer een nieuwe versie wordt gemaakt. Versiebeheer kan veel fouten en tijd besparen. Lees meer over versiebeheer in deze blog.

8.      Geavanceerd zoeken binnen het DMS

Gebruikers moeten snel en gemakkelijk documenten kunnen vinden in het DMS. Zoals al eerder verteld bij punt 2 is metadata hier een belangrijk onderdeel van. Let echter ook op of het systeem de functie ‘Full-tekst zoeken’  bevat en voor welke bestandstypen dit wordt ondersteund. Met full-tekst zoeken kan er gezocht worden op de inhoud van een document. Dit is een handige aanvulling naast het zoeken op metadata. We kennen dit ook wel als het zijnde de Google methode.

9.      Delen van bestanden

Let op welke mogelijkheden voor het delen van bestanden het document management systeem heeft. De eenvoudigste manier van delen is het document downloaden en mailen naar de betreffende klant, leverancier of andere belanghebbende. Echter hebben sommige document management systemen de functie om een link te creëren dat leidt naar een document. Er is in te stellen hoe lang de link geldig blijft, dat verbetert de veiligheid. Ook is in te stellen dat de ontvanger altijd de meest recente versie te zijn krijgt. Hierdoor hoeven er niet meerdere malen e-mails verstuurd te worden maar is 1 link voldoende.

10.  E-signing geintegreerd in het DMS

Het ondertekenen van contracten en overeenkomsten is iets dat in veel organisaties regelmatig gebeurt. Een DMS kan een e-signing applicatie ingebouwd hebben in het systeem. E-signing kan veel tijd besparen aangezien uw organisatie en de tegenpartij niet meer op dezelfde locatie hoeven te zijn.

11.  Samenwerking

Samenwerking tussen medewerkers is belangrijk voor de efficiëntie en productiviteit. Een goede tool is daarbij belangrijk. Gebruikers zouden opmerkingen moeten kunnen plaatsen bij documenten en eenvoudig kunnen vragen om reacties van collega’s. Taken geven via het systeem en notificaties ontvangen bij nieuwe taken is al een erg simpele tool die een DMS zou moeten hebben.

12. Annotaties of aantekeningen

Met annotaties kunnen gebruikers bepaalde secties of tekstregels in het document markeren en hun commentaar geven of notities toevoegen aan de gemarkeerde items. Diverse annotatiefuncties zijn beschikbaar in veel DMS-toepassingen. Annotaties maken het voor gebruikers gemakkelijker om met andere gebruikers te communiceren door de exacte objecten of tekstregels in het document te markeren waarop ze de aandacht willen vestigen. De annotatie functie is een iets wat verouderde functie uit de tijd dat document management systemen alleen werkte met gescande fysieke documenten. In het huidige digitale tijdperk zien we dat deze functie wordt verplaatst naar de revisie functionaliteit in Word en wordt deze gecombineerd met punt 11.

13. Integratie van andere systemen met het DMS

Integratie met andere systemen is een erg belangrijke functie die een document management systeem kan bevatten. Zoals al eerder verteld bij functie 3 moet er dus gelet worden op Microsoft Office integratie. Maar ook integratie met facturatiesystemen, CRM systemen en ERP systemen is erg waardevol voor organisaties die gebruik maken van deze systemen.

De bovenstaande lijst zijn dus de belangrijkste functies die een DMS kan hebben. Bekijk welke van de functies uw organisatie nodig heeft door met alle belanghebbenden te communiceren en uw eigen lijst op te stellen. Categoriseer elk item in de lijst in drie categorieën die aan het begin van de blog opgenoemd staan en evalueer de DMS-toepassingen met behulp van deze lijst.

Een juist documentbeheersysteem levert uw organisatie aanzienlijke voordelen op. Daarom is het absoluut noodzakelijk om het juiste DMS te kiezen dat past bij de doelstellingen van uw organisatie.

Ook interessant voor jou

dinsdag, 10 november 2020 09:29

De gemiddelde kantoormedewerker krijgt zo’n 5 tot 10 duizend documenten en bestanden per jaar onder ogen tijdens het dagelijks werk. Documenten zijn hierbij zowel fysiek als digitaal. In een...

zondag, 15 april 2018 16:41

Met de komst van de Cloud en flexwerken is het digitaliseren van je papieren archief geen luxe meer. Het wordt steeds meer een noodzaak, zodat deze informatie bijvoorbeeld via een document...

donderdag, 27 december 2018 15:10

Ga je met me mee naar eind jaren 80?... Het is vrijdagmiddag, ik kom uit school en haast me naar huis. Haast! omdat de TOP40 begint en ik de laatste nieuwe liedjes wil opnemen, op een krukje achter...