• Start
  • Blog
  • Enterprise Content Management vs. Document Management Software
Enterprise-Content-Management-vs-Document-Management-Software

Enterprise Content Management vs. Document Management Software

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)

Nu meer dan ooit zijn organisaties op zoek naar een efficiënte manier van ordenen, beheren, delen en archiveren van digitale informatie. In de snelgroeiende digitale wereld wordt content management steeds meer een prioriteit binnen organisaties. De laatste tijd worden we bestookt met technische afkortingen: ECM, DMS en CMS zijn slechts enkele van de veelgebruikte vaktermen die over het algemeen niet bekend zijn bij mensen die zich niet met deze software bezighouden.

Daarom staan ze hier even op een rijtje:

  • ECM – Enterprise Content Management
  • DMS – Document Management Software/Systeem
  • CMS – Content Management Systeem

Het is logisch om je overweldigd te voelen door de talloze software oplossingen en de verschillende overlappingen in zowel functionaliteit als terminologie. Deze Content Management systemen die gebruikt worden voor de organisatie en opslag van informatie hebben veel overeenkomsten.

In deze blog behandelen we de twee meest genoemde termen op het gebied van digitale informatie management: enerzijds een oplossing voor Document Management (DM) oftewel Document Management Software/Systeem (DMS) en anderzijds het begrip Enterprise Content Management (ECM) waar natuurlijk ook oplossingen voor bestaan. Het is belangrijk om een idee te hebben wat de verschillen zijn zodat daarna beslist kan worden welk systeem het best past bij de behoeftes van uw organisatie.

DMS vs. ECM

Hoewel de twee modellen elkaar aanvullen, hebben ze elk verschillen in functionaliteit die gunstig zijn voor uw zakelijke behoeften wanneer ze op de juiste manier worden gebruikt.

Document Management Software (DMS)

Voordat er diep ingegaan wordt op Document Management Software, gaan we eerst in op wat Document Management inhoudt. Document Management heeft betrekking op de manier waarop documenten worden opgeslagen, georganiseerd, gevolgd en beheerd. Met documenten wordt meer bedoeld dan alleen word-bestanden. Er wordt alles wat informatie bevat mee bedoeld, dus ook afbeeldingen, video’s en PowerPoints vallen er onder.

Document Management Software focust zich op het beheren van documenten voor organisaties, van klein tot groot. Het beheert hoe documenten worden gecreëerd, reviewd, verbeterd, hoe samengewerkt wordt aan documenten en hoe documenten door de organisatie stromen. DMS regelt ook de opslag en archivering van deze documenten.

Een hoogwaardig systeem bevat alle functionaliteiten die organisaties nodig hebben om hun documenten in een mum van tijd te digitaliseren, beheren, lokaliseren en verspreiden.

Wat DMS te bieden heeft:

  • Check-in/Check-uit functionaliteiten zodat als gebruikers gelijktijdig kunnen werken aan documenten en alles gestroomlijnd verloopt
  • Versiebeheer zorgt ervoor dat verschillende versies gemakkelijk kunnen worden onderscheiden en het zorgt ervoor dat het altijd duidelijk is welke versie een definitieve versie is en welke een concept.
  • Sterke beveiliging door middel van autorisatieprofielen zodat documenten afgeschermd kunnen worden.
  • Snelle en verbeterde samenwerking: het systeem maakt het uw medewerkers gemakkelijk om documenten te delen (intern en extern) en biedt geavanceerde samenwerkingsfunctionaliteiten.
  • Die zorgen ervoor dat de bewerkgeschiedenis van het document altijd inzichtelijk blijft.
  • Metadata: Voeg informatie toe aan de documenten, zoals het type document, relatie en dossiernummer. Als een document later geraadpleegd moet worden kan het document razendsnel teruggevonden worden door middel van deze metadata.

In de kern is Document Management Software een systeem dat gebruikers de mogelijkheid geeft om tegelijkertijd documenten in te zien, te bewerken en te controleren. Daarnaast helpt de software gebruikers om de documenten razendsnel te vinden. Gebruikt uw organisatie veel documenten? Dan is Document Management Software iets voor u.

Enterprise Content Management

DMS is alleen software, Enterprise Content Management is een volledige strategie die is gecombineerd met geavanceerde Enterprise Content software. ECM is een overkoepelende term die documentbeheer (DM), record management, workflowbeheer, (web) content management, digitale assets beheer en archivering bevat.

Enterprise Content Management software is niet 1 product, maar meer een verzameling van softwareprogramma’s die met elkaar verbonden zijn. De basis is een Document Management Systeem. Echter hebben sommige organisaties ook behoefte aan andere systemen, zoals een CRM-systeem voor relatiebeheer of een facturatiesysteem. Je wil natuurlijk dat dit allemaal met elkaar gekoppeld is. Als er via het CRM-systeem een nieuwe relatie binnenkomt worden de bedrijfs- of persoonsgegevens als metadata opgeslagen in het Document Management Systeem. Als er vervolgens een factuur verstuurd moet worden, kunnen de velden automatisch ingevuld worden vanwege de metadata. Vervolgens wordt de mail verstuurd en het factuur opgeslagen in het Document Management Systeem onder de juiste relatie. Allemaal automatisch.

Enterprise Content Management is dus een paraplu waaronder allemaal andere systemen vallen. Organisaties maken daardoor dus niet snel een keuze tussen Document Management Software en Enterprise Content Management, maar ze creëren ECM door onder andere een DMS te gebruiken.

Solid-Flows is een aanbieder van het Document Management Systeem DocBase. Benieuwd naar wat een Document Management Systeem voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.

Ook interessant voor jou

dinsdag, 10 november 2020 09:29

De gemiddelde kantoormedewerker krijgt zo’n 5 tot 10 duizend documenten en bestanden per jaar onder ogen tijdens het dagelijks werk. Documenten zijn hierbij zowel fysiek als digitaal. In een...

zondag, 15 april 2018 16:41

Met de komst van de Cloud en flexwerken is het digitaliseren van je papieren archief geen luxe meer. Het wordt steeds meer een noodzaak, zodat deze informatie bijvoorbeeld via een document...

donderdag, 27 december 2018 15:10

Ga je met me mee naar eind jaren 80?... Het is vrijdagmiddag, ik kom uit school en haast me naar huis. Haast! omdat de TOP40 begint en ik de laatste nieuwe liedjes wil opnemen, op een krukje achter...