Een document management systeem (DMS) verlaagt kosten, automatiseert processen die normaal handmatig gedaan moeten worden en maakt het leven simpelweg makkelijker. Ondanks deze voordelen zijn niet alle medewerkers direct overgehaald om het systeem te gebruiken. Veel werknemers doen liever dingen zoals...

Digitaliseren en automatiseren heeft veel voordelen. Toch zie je dat veel organisaties aarzelen om de eerste ogenschijnlijk “grote” stappen te nemen. Het is een beetje de olifant in de vergaderkamer, waar in dit geval wel iedereen over praat, maar waar niemand dat eerste kleine hapje van wil nemen. Kortom:...

Nu meer dan ooit zijn organisaties op zoek naar een efficiënte manier van ordenen, beheren, delen en archiveren van digitale informatie. In de snelgroeiende digitale wereld wordt content management steeds meer een prioriteit binnen organisaties. De laatste tijd worden we bestookt met technische afkortingen:...

De gemiddelde kantoormedewerker krijgt zo’n 5 tot 10 duizend documenten en bestanden per jaar onder ogen tijdens het dagelijks werk. Documenten zijn hierbij zowel fysiek als digitaal. In een organisatie met 100 medewerkers zijn dat volumes die ‘boekdelen’ spreken. In jouw organisatie is dat hoogstwaarschijnlijk...

Het Programma van Eisen (PvE) opstellen is de eerste stap na het besluit van het management om over te stappen naar een nieuw systeem. In het Programma van Eisen staat wat de precieze eisen en wensen zijn waaraan het nieuwe systeem moet voldoen. In deze blog wordt uitgelegd waarom het opstellen van...

De juiste informatie op het juiste moment is het nieuwe goud voor je organisatie. Toch zien we dat informatie vaak slecht beheerd wordt, waardoor vaak de volle potentie van de informatie niet benut wordt. Wat is nu de oorzaak?

Wat een organisatie van een Document Management Systeem (DMS) verwacht kan verschillen per organisatie. Ondanks dat hebben wij een overzicht gemaakt van de meest belangrijke functies van een DMS. Als u op zoek bent naar een geschikt DMS raden wij aan de onderstaande functies te categoriseren in de...

Ga je met me mee naar eind jaren 80?... Het is vrijdagmiddag, ik kom uit school en haast me naar huis. Haast! omdat de TOP40 begint en ik de laatste nieuwe liedjes wil opnemen, op een krukje achter mij vaders stereo want die was beter. Het was een ritueel en je werd er handig in om snel het bandje...

Versiebeheer is het bijhouden van de verschillende versies dat een document of bestand door de tijd kan hebben. In de meeste tekstverwerkers, zoals Word of Google Docs zit een ingebouwde versiebeheer tool. Er kan meestal terug gezocht worden in een lange lijst van bewerkingen die ooit zijn aangebracht....

Wanneer me gevraagd wordt wat ik doe, antwoord ik standaard met de vraag: Ben je wel eens een document, bestand, e-mail of  aantekening kwijt op het moment dat je ze het hardste nodig hebt? Het antwoord is dan 9 van de 10 keer volmondig JA! Gevolgd door enige krachttermen van frustratie over het...

Meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven voldoet niet aan de AVG. Dat terwijl de privacywet al drie jaar lang van kracht is. Dat meldde het Financieel Dagblad afgelopen 5 april. Hoe het komt dat zo veel organisaties nog niet voldoen aan de AVG, leggen we uit in deze blog. Daarnaast geven we...

Met de komst van de Cloud en flexwerken is het digitaliseren van je papieren archief geen luxe meer. Het wordt steeds meer een noodzaak, zodat deze informatie bijvoorbeeld via een document management systeem altijd en overal razendsnel toegankelijk is en inhoudelijk in verband kan worden gebracht...